Saber utilizar Microsoft Word, uno de los procesadores de texto más utilizados del mundo, es una habilidad esencial. No en balde, es un potente programa de procesamiento de textos útil para una gran variedad de tareas, desde escribir cartas e informes hasta crear volantes y folletos.
Ahora bien, si eres nuevo en su uso, o simplemente quieres refrescar conocimientos básicos, este post es para ti. Repasaremos algunas de las tareas esenciales que todo usuario de Word debería saber hacer.
1. Iniciar un documento
Para iniciar un documento en Word, puedes seguir estos pasos básicos:
- Abre Microsoft Word.
- Haz clic en «Archivo» en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Haz clic en «Nuevo» en el menú que aparece.
- Elige «Documento en blanco» para empezar desde cero, o elige una de las plantillas disponibles para partir de un diseño prediseñado.
Si eliges una plantilla, puedes adaptarla a tus necesidades modificando el texto, el formato, las imágenes y otros elementos de la plantilla.
Una vez creado el documento, puede empezar a escribir o pegar el contenido. También puedes utilizar varias opciones de formato, como fuentes, estilos y colores, para que tu documento tenga un aspecto profesional y visualmente atractivo.
2. Abrir un documento
Para abrir un documento en Word, puedes realizar los siguientes pasos básicos:
- Inicia Microsoft Word.
- Haz clic en la pestaña «Archivo» situada en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Haz clic en «Abrir» entre las opciones de la parte izquierda de la pantalla.
- Busca el documento que desea abrir y haz clic sobre él para seleccionarlo.
- Haz clic en «Abrir». Word abrirá el documento seleccionado.
También puedes abrir un documento guardado en una ubicación reciente seleccionándolo en la lista de documentos recientes que aparece en la pantalla de inicio de Word cuando lo inicias por primera vez.
3. Guardar un documento
Para guardar un documento en Microsoft Word, puedes seguir estos pasos:
- Haz clic en la pestaña Archivo de la cinta de opciones.
- Haz clic en el comando Guardar en el panel de comandos que se muestra a la izquierda de la vista posterior.
- Elige la ubicación en la que desea guardar el archivo.
- Introduce un nombre para el archivo en el campo Nombre de archivo.
- Selecciona el formato de archivo que desea utilizar en la lista desplegable Guardar como tipo.
- Haz clic en el botón Guardar.
También puedes utilizar el atajo de teclado «Ctrl + S» para guardar rápidamente el documento.
4. Leer documentos
Para leer documentos en Microsoft Word, puede utilizar algunas de las funciones básicas del programa. Estos son los pasos básicos para leer un documento en Word:
- Abre el documento de Word que desea leer. Puede hacerlo haciendo doble clic en el icono del archivo o seleccionando Archivo > Abrir en la barra de menús y localizando el archivo.
- Una vez abierto el documento, puedes desplazarte por él mediante la barra de desplazamiento vertical situada a la derecha de la pantalla o utilizando las teclas de flecha del teclado.
Word también ofrece un «Modo Lectura» que elimina las distracciones ocultando las barras de herramientas y otros elementos de la interfaz. Para acceder, haz clic en la pestaña «Ver» y, a continuación, en el botón «Modo Lectura«. Esto resulta útil para leer documentos largos, como informes o libros.
También puedes añadir comentarios a un documento de Word para dar tu opinión o hacer preguntas. Para insertar un comentario, selecciona el texto que quieras comentar, luego selecciona la pestaña «Revisar» y haz clic en «Nuevo comentario«. A continuación, puedes escribir tu comentario y éste se asociará al texto seleccionado.
5. Seguimiento de los cambios
Para utilizar el seguimiento de cambios en Word como parte de las tareas básicas, puede seguir los pasos que se indican a continuación:
- Abre el documento que desea editar.
- Haz clic en la pestaña «Revisar» de la cinta de opciones.
- Haz clic en el botón «Seguimiento de cambios» del grupo «Seguimiento» para activar la función.
- Edita el documento. Word marcará los cambios que realices con un subrayado para las inserciones y un tachado para las eliminaciones.
- Cuando hayas terminado de editar el documento, vuelve a hacer clic en el botón «Seguimiento de cambios» para desactivar la función.
- A continuación, puedes revisar los cambios uno por uno mediante los botones «Anterior» y «Siguiente» del grupo «Cambios».
Utilizar el seguimiento de cambios puede ser útil cuando se trabaja en documentos en colaboración o cuando se desea mantener un registro de los cambios realizados.
También es posible personalizar algunos aspectos del seguimiento de cambios en el documento, como el color utilizado para marcar los cambios o la forma en que se muestran las eliminaciones.
6. Imprime tu documento
Para imprimir un documento en Microsoft Word, he aquí los pasos básicos:
- Haz clic en la pestaña Archivo situada en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Haz clic en la opción Imprimir de la parte izquierda de la pantalla.
- Elige la impresora que deseas utilizar en la lista desplegable.
- Selecciona las opciones de impresión que desees, como el número de copias o la impresión a doble cara.
- Haz clic en el botón Imprimir para iniciar la impresión del documento.
Si necesita opciones de formato y diseño más detalladas, haz clic en el hipervínculo «Ver opciones de formato y diseño más detalladas» del cuadro de diálogo Imprimir para acceder a los ajustes adicionales.
Siempre es una buena idea guardar el documento antes de imprimirlo pulsando Ctrl+S o seleccionando «Guardar» en el menú Archivo para asegurarse de que no se pierden los cambios.
Conclusión
Microsoft Word tiene un montón de funciones y características que pueden parecer abrumadoras, pero aprender lo básico puede ayudarte mucho a mejorar tu productividad y eficacia. Por eso, es importante dedicar tiempo a evaluar tus necesidades de investigación y redacción para determinar qué tareas son fundamentales y cuáles puedes omitir.
En este post aprendiste a realizar algunas tareas básicas en Word, como dar formato al texto, utilizar estilos y añadir tablas e imágenes. Ahora, podrás crear documentos de aspecto profesional, fáciles de leer y comprender.
